bg ru
Начало > Новини > Какво е GDPR и защо M-Files ECM ще ви е особено полезнa за него?

Какво е GDPR и защо M-Files ECM ще ви е особено полезнa за него?

23.06.2017

Какво е GDPR?

EU General Data Protection Regulation (GDPR) е най-важната промяна в Европейското законодателство, касаещо защитата на личните данни от 20 години насам. Не е учудващо, че е сред приоритетите на много ИТ мениджъри и бизнес лидери.

GDPR всъщност е нов задължителен регламент за защита на личните данни на гражданите на страните -членки на ЕС. Той въвежда нови изисквания за работа с личните данни на клиентите и партньорите на компаниите и влиза в сила от 25 Май 2018г.

GDPR, накратко от General Data Protection Regulation (или Общ регламент относно защитата на данните) ще засегне всяка организация в ЕС, която съхранява лични данни, както и всеки бизнес в рамките на ЕС, а и не само. Макар, че е част от разпоредбите на Европейския съюз, GDPR ще засегне всяка организация в света, която борави с личните данни на граждани на страните, част от ЕС.

Целта на GDPR регламента е да въведе ясни и стриктни политики и процедури относно обработването на лични данни, а M-Files е идеалният инструмент, който да помогне на организациите да изпълнят това“ споделя Мика Яванайен, вицепрезидент Product Management в M-Files Corporation. "Задължително е да се осигури необходимото обучение на служителите – в това начинание M-Files ще ви е полезна, защото автоматизира и опростява процеса, а и гарантира бързото и лесно подсигуряване на необходимите доклади за одиторите по GDPR."

Заменяйки вече неактуалната директива Data Protection Directive 95/46/EC (DPD), GDPR цели да опрости и хармонизира законодателните разпоредби в различните страни, членки на Европейския съюз – като по този начин върне контрола на гражданите върху техните лични данни.  Докато DPD бе директива, а не регламент, това доведе до доста спорни тълкувания и объркване в различните страни. GDPR, обаче трябва да се съблюдава изключително стриктно, тъй като за неспазването му са предвидени сериозни финансови глоби.

За кои компании ще е особено критичен GDPR?

Ако вие съхранявате данни за клиентите и партньорите си, които са граждани на ЕС, (независимо в коя област оперира компанията ви и независимо в коя част на света сте базирани), трябва да се съобразите с разпоредените в регламента изисквания.

Сред компаниите, за които ще бъде особено критично съблюдаването на регламента са:

Защо е по- лесно с ECM система?

M-Files ECM е гъвкаво ИТ решение за управление на информацията, който помага на организациите по-добре да управляват личните данни и PII (Personally identifiable information) инфoрмацията, като контролира и проследява тази информация, включително тази, която се обработва от трети страни – партньори на организацията.

С M-Files организациите могат лесно да въведат и следват политиките и процесите, които са асоциирани с обработването на лични данни, както и да са сигурни, че служителите са преминали необходимото обучение.

Критичен аспект на GDPR регламента е способността бързо да се демонстрират стъпките, които са предприети, за да се отговори на изискванията С M-Files това е лесно и бързо - с възможностите за одит и рипортинг, които позволяват на компаниите да подготвят навреме документацията и другата необходима информация за одиторите.

Личните данни често се съхраняват в различни системи, на различни сървъри, което прави предизвикателството да се контролират и защитят още по-голямо. M-Files се интегрира лесно със съществуващите системи и хранилища, така че информацията остава на оригиналното място, където се съхранява, без да се нарушават съществуващите системи и процеси. Това помага на компаниите да продължат да ползват съществуващите системи, но да добавят мощна функционалност за управление на информацията, която е необходима за да се защитят личните данни и да се отговори на изискванията по GDPR.

M-Files ECM предоставя цялостен поглед, контрол и сигурност над достъпа до данни, документи и информация.

M-Files Enterprise Content Management (ECM) решението услеснява процеса по изграждане на съответствие с GDPR изискванията, като помага на организациите да управляват информацията, да контролират съхранението и достъпа до данните, политиките и процесите за това, както и осигурява възможности за одит при проверка или нарушение.

Как  M-Files ECM решението може да помогне на различните роли в организацията?

1. M-Files за защита на данните - M-Files е доказан, високоефективен инструмент за управление спазването на различни регулаторни изисквания –идеален избор за посрещане и на изискванията по GDPR.

Достъпвате своите системи, процеси, договори, управлявате одити, оценка на рисковете, Privacy Impact Assessments (PIAs) и друга информация, свързана с трети страни през M-Files. Това ви дава цялостен поглед върху критичната информация, която е лесна за откриване, анализиране, контролиране и одит.

M-Files позволява контрол на сигурността, конфиденциалността, и други стандартни проицедури. С интеграцията с активната директория, организационните промени са автоматично приложени към индивидуалните потребители със смяната на техните роли и задачи.

M-Files системата може да бъде интегрирана с всички бази данни и хранилища за документи (споделени папки, SharePoint и др.) за да се открива и управлява лесно личната информация.

2. M-Files за компании, които обработват данни за клиенти

Ако дадена организация съхранява или обработва лични данни на клиенти, партньори, то тя задължително трябва да отговаря на разпоредбите на GDPR регламента.

С помощта на M-Files лесно и бързо можете да демонстрирате, че компанията спазва регулаторните изисквания. M-Files улеснява провеждането на специфични одити за даден клиент, като по този начин гарантира протичането им по гладък, контролиран и ефективен начин.

3. M-Files за одитори и консултанти

M-Files е перфектното решение, което може да предоставите на клиенти си за постигане на съответсвие с изискванията на GDPR. Позволява лесна употреба и експлоатация на съществуващите данни в системи и приложения, които вече са били валидирани, когато валидирате нов клиент и неговите приложения.

Например, критериите за валидиране за SAP R/3 могат ефективно да бъдат приложени за нов клиент, след като вече сте ги приложили за предишни клиенти.

Важни въпроси, свързани с GDPR, които трябва да си зададете още сега:

 

 

 

Още от блога ни за M-Files:

- Най-често срещаните 10 трудности при управлението на информация, които лесно можете да избегнете

- Kак M-Files улеснява процеса на управление на договори в организацията?

- Защо да внедрим ECM система? Обясняваме с цифри и факти.

Искате да научите повече за М-Files? Моля, свържете се с нас на 02/818 36 63 или info.bg@fts-eu.com

Клиенти