Най-често срещаните 10 трудности при управлението на информация, които лесно можете да избегнете - FTS
Изберете страница

Най-често срещаните 10 трудности при управлението на информация, които лесно можете да избегнете

по Yordanka Hristova декември 30, 2019

Служителите във всяка организация всеки ден се сблъскват с нелеки задачи, които съпровождат комуникацията им с клиентите. Изведнъж възниква необходимостта да се обърне внимание и на разрешаване на различни организационни въпроси. Постоянното разконцентриране в стремежа да се работи в режим на много задачи едновременно не е ефективно.

Подготвихме списък на най-често срещаните трудности при управлението на информация, които могат да се избегнат с помощта на съвременните ИТ решения:

1.Прекалено дълго търсене на необходимия файл

Ситуация: Клиент се обажда по телефона. Мениджърът Андрей бързо трябва да провери и уточни условията по договора. Файлът е нужен тук и сега. Но къде точно е съхранен, не се знае ? И така започва всяка сутрин. Ако файлът с договора е загубен, налага се повторното му създаване, в резултат на което работният ден започва неефективно. Такива ситуации носят раздразнение, и на Андрей му е необходимо допълнително време, за да се концентрира върху следващите си задачи.

Решение: След подадени оплаквания от няколко клиенти, мениджърите на Андрей вземат решение, че е наложително да се избере система за управление на съдържанието и информацията (ECM). В съвременните системи може да се търси по текст, по тагове, по части от думата, по свойства на данните. Системата поддържа всички типове документи, а файловете не се асоциират в конкретни папки. Вече търсенето на информация при Андрей отнема по-малко от няколко секунди и получава похвали за бързата си работа.

2. Търсене на актуалната и одобрена версия на документа

Ситуация: Акаунт мениджърът Светлана бързо намира необходимия й файл, помни точно къде го е съхранила и как се казва той, тъй като е много организирана. Тя обяснява на колегите си в отдела как да се справтя по подобен начин. Но проблеми отново възникват. Ако един документ ссе редактира многократно и то от различни служители, винаги остават съмнения, коя е последната версия и коя всъщност е правилната. Възможно е да се проследи датата на последната редакция, може да поразпитате колегите, може и да се опитате да гадаете ?

Решение: Вече от половин година служителите работят със система за управление на документооборота. Винаги се съхранява последната версия на документа, както и история на направените промени. Не е необходим ода питате никого, нито да търсите на хиляди места. Служителите са доволни, а Светлана разполага с повече време за търсене на решение на задачите от клиентите.

3. Работа с грешната версия на документа

Ситуация: Когато се използва неправилна версия на договора или проектната документация могат да се допуснат фатални грешки. Проджект мениджъра Ирина съгласува офертата с клиентите и ръководството около 10 пъти. Накрая Ирина прибързва и предава на клиента предложение с невярна стойност. Ирина успява да се извини със своята неопитност и да се договори наново с клиентите. Но при разрешаването на всички въпроси тя е загубва два часа повече от планираното.

Решение: В ECM системата се съхранява историята на всички изменения, които са направени по даден документ. Няма вероятност договора да се изгуби или да се ползва неактуалнба версия. Документът съществува само в една версия – само последната, която може да бъде лесно „върната“ към варианта преди последната редакция, ак ое необходимо. Сега Ирина обучава нови служители как да работят с договори в системата споделя забавни случки от миналото.

4. Многократно съгласуване на договора

Ситуация: В петък приятелите Антон и Огнян ходят заедно на бар. Там понякога си споделят за изминалата работна седмица. Антон работи в голяма търговска компания. Огнян в – малка бутикова фирма. Сходното и при двамата е, че имат проблеми при работата с договорите с клиенти. В малките компании договорът изминава по-кратък път на съгласуване, докато в големите – процесът е по-бавен. Но условията по договора се изменят многократно и не зависят от размера на компанията. Губи се време поради липсата на бърза комуникация в търсене на съгласуваната версия на договора.

Решение: Предложение към ръководството за внедраване на система за управление на договорите. В ECM системата е разрешен просеца със съгласуване на договорите. И Антон, и Огнян всеки ден проверяват статуса на договора в системата, без излишни телефонни разговори и мисма. Ак ое необходимо, задават автоматични напомняния. В петък приятелите се срещат дори час по-рано.

5. Визуализиране на документи

Ситуация: Марина, която е офис мениджър, получава задачата да координира малък проект. За да съгласува документацията по един договор й е необходимо да получи подпис от тъководителите на четири отдела. Изглежда като простичка процедура. Но вече втора седмица Марина не успява да засече в офиса търговския директор. В зависимост от размера и структурата на компанията може да е необходимо много време, за да се съберат всички необходими подписи за даден документ.

Решение: Управителят забелязва, че началото на всеки проект се забавя и се посъветвал с ИТ отдела. В ECM системата процесът по визуализиране предполага проследяване на подписите, отбелязва се време и потребител, който подписва договора. След като някой от ръководителите на отдел ие подписал документа, Марина получава известие по мейл. За подписващите процедурата също е много лесна. Мениджърите могат да разгледат документа чрез отдалечен достъп и да го одобрят и подпишат с помощта на електронен подпис.

6. Провеждане на рутинни събрания

Ситуация: Ежедневните събирания за обсъждане на текущите задачи „изяждат“ част от работното време на служителите. Това най-добре знае анализаторът Никол. В нейната компания събранията се свикват по текущи въпроси, които могат бързо да се разрешат. Така се увеличава вероятността обсъждането да се отклони от основната тема.

Решение: Ръководството на компанията решава да оптимизира вътрешната комуникация с помощта на ECM система. Системата за управление на съдържания се превръща в платформа за обмен на информация и взаимодействие между служителите. Никол вече разполага с всички необходими файлове под ръка, може да обсъжда текущите въпроси и не губи време да очаква отсъстващите колеги.

7. Непрозрачно разпределение на задачи

Ситуация: Калоян е Мениджър Връзки с клиенти. Получава се оплакване от клиент и той започва работа по него. В хода на комуникацията става ясно, че колежката му Ана вече се занимава с това. За това са виновни и лошо организираните процеси, и слабата координация и разпределение на задачите.

Решение: Когато двама служители се занимават с решението само един и то лесен казус, от това страда ефективността. Отделът за връзка с клиенти е един от първите, който усеща ползите на ECM системата – могат да се проследяват и координират задачите на служителите, да се следи статуса на изпълнение и цикъла на делегиране. С автоматизирането на задачите и ръководителите и служителите знаят, кой за какво отговаря.

8. Несъгласуване на разпределените задачи между служителите

Ситуация: Несъгласуването на действията на служителите на различните отдели води до нарушаване на сроковете. При работата по проекти отделите Счетоводство, Производство и Продажби, както и другите отдели са винаги свързани. На Нина от отдел Счетоводство обаче, не й е нужно да знае подробности за етапите на проекта. Просто й е необходимо копие на договора. Звъни на мениджъра по проекта Илиян, който бързо да й донесе договора. Той обаче се ядосва , тъй като след 5 минути го очаква среща.

Решение: Единната работна среда и общото хранилище на документи може лесно да се организира с помощта на ECM системата. Илиян си отдъхва след внедряването: вече много бързо се обменят документи и файлове и се облекчава работата в екип и взаимодействието между отделите. Нина търси сама нужните файлове.

9. Бърз отговор на въпрос на клиента

Ситуация: Клиентите очакват да получават бърз отговор на всеки въпрос. Ако това не се случи, клиентът може да си помисли, че служителят няма нужната компетентност. Катерина е консултант – започнала е работа в компанията преди 3 месеца и все още й е трудно да отговаря бързо на въпросите на клиентите. Съответно пита по-опитните си колеги. Колегите, естествено, не са доволни, винаги да обясняват на новаците. Не можем да наречем такава комуникация – оперативна.

Решение: С този проблем се справя базата данни. Търсенето се извършва по част от въпроса, а базата непрекъснато се обновява с нови въпроси от клиенти и партньори. Да се създаде такава база е лесно в една съвременна ECM система – задават се права за достъп и се размества списъка с въпроси, според тяхната релевантност. След половин година работа с базата данни Катерина може бързо и компетентно да отговаря на всякакви въпроси от странан на клиентите.

10. Сигурност на информацията

Ситуация: Защо служителите съхраняват копие на документите на собствените си мобилни устройства и в облачни платформи? За търговският директор Милен така е по-удобно. Той постоянно е в командировки и желае всичко да му бъде под ръка. Но съхранението на документи на лични устройства нарушава политиката за безопасност на компанията.

Решение: Ръководството е решило да гарантира сигурността на корпоративната информация с помощта на ЕCM система. Системата за управление на корпоративната информация организира съвместната работа на служителите в удобен формат и обезпечава сигурността на конфиденциалните данни. А при милен не се налага нищо да се промени. Както преди съхранява файлове на смартфона си, преглежда и одобрява документи чрез мобилен достъп до ECM системата.

Ако някои от проблемите ви се струват познати – споделете с колегите си, заедно можете да намерите по-бързо и ефективно решение.

Научете повече за съвременните системи за управление на съдържание и информация: https://www.fts-eu.com/m-files/

Yordanka Hristova

Digital Marketing Enthusiast, committed to spreading the word about how software solutions are helping organizations to start their digital transformation. Passionate about B2B Marketing, Growth Marketing and Customer Experience. Loves traveling, crafting and natural aromas.

Изпращане на коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *